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Etre secrétaire de direction à la Fondation OVE
Le secrétaire de direction est chargé de certains travaux administratifs et logistiques, dans le respect des procédures et de la réglementation, au moyen d’un environnement bureautique et informatisé. Il assure le suivi de certains dossiers. Dans sa fonction d’information et d’accueil physique ou téléphonique, il fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle.
Les activités
Production de dossiers et planification d’événements
- Rédiger des écrits professionnels
- Recevoir, collecter, traiter l’information pour en assurer la transmission
- Organiser la logistique de réunions ou d’événements
- Organiser les manifestations événementielles
- Identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d’un événement ou d’un dossier
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs
- Contribuer à la gestion du temps d’un Responsable et/ou d’une équipe de travail
- Gérer les ressources matérielles courantes d’un service ou d’une activité
Accueil et mission relationnelle
- Accueillir, orienter et informer, en face à face et au téléphone
- Tenir le standard téléphonique
- Tenir des agendas et gérer les rendez-vous
Organisation du poste bureautique et production de documents administratifs
- Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique
- Saisir, mettre en forme, éditer des documents
- Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l’information
- Gérer et traiter les informations orales et écrites
- Préparer la rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions